BLOG: In deze tijd telefonisch niet bereikbaar... Hoezo niet?!

Dat ik als adviseur niet opgenomen wordt dat snap ik soms wel, maar door niet op te nemen loop je ook veel mensen mis die juist iets van je willen kopen. Richt je telefonische bereikbaarheid dus goed in!

Waarom is telefonisch bereikbaar zijn juist nu zo belangrijk?

Telefonie is de techniek die personen in staat stelt om, ongeacht de afstand, met elkaar te spreken (Encyclo, 2020). Afstand houden dat zijn we verplicht. Hierdoor is een telefoongesprek misschien nog wel essentiëler dan ooit te voor geworden om kennis en informatie met elkaar te delen. Daarnaast is dit misschien ook wel je nieuwe verkoopkanaal!!

Bedrijven blijken onbereikbaar…

Toch merk ik dat hoofdnummers vaak niet beantwoord worden, dat buitenlijnen niet doorverbonden worden naar thuiswerkers en dat er niet doorverbonden wordt naar privé nummers. Ik kom in hunt-groepen terecht waar geen actieve gebruikers inzitten en bedrijfsvoicemails blijven aan staan waardoor bedrijven potentiële deals missen. Verder zorgen kleine thuiswerk issues soms ook voor onduidelijke beschikbaarheid statussen, zo hoort iemand de telefoon niet gaan als de pakket bezorger voor de deur staat of een werknemer is net even de was doen terwijl de telefoon gaat.
Al deze irritante zaken kunnen eenvoudig opgelost worden met een goed ingerichte telefonie oplossing!

 

DE oplossing!

Een goede telefonie oplossing zorgt niet dat alleen dat je goed bereikbaar bent en gemakkelijk/automatisch kan doorverbinden. Het zorgt ervoor dat je gemakkelijk kan zien wie er bereikbaar is en dat je op data kan sturen (en is data niet het nieuwe goud!?). Doormiddel van live Dashboards en rapportages krijg je snel en simpel inzichtelijk:

  • Hoelang relaties/klanten eigenlijk in de wacht staan.
  • Wie van je werknemers veel belt en wie weinig.
  • Hoeveel telefoontjes binnen komen en uitgaan per verschillende afdelingen.
Nobody’s perfect, but were getting close.

Ook bij ons stonden klanten in het verleden te lang in de wacht en ja dit gebeurt nog steeds wel eens. Soms gebeuren er zaken, een update of een cryptovirus, waar we zelf niet altijd GRIP op hebben. Dan loopt ook bij ons de telefoon over met vragen voor hulp. Op zo’n dag krijgen wij gerust 200 calls en vele tickets binnen die afgehandeld moeten worden door onze support engineers. Echter door onze inrichting en overstap naar VOIP-telefonie met een actueel Dashboard (afbeelding hierboven) hebben we dit wel inzichtelijk en een betere grip op deze situatie. Als wij merken dat er zo’n situatie zich voordoet kunnen wij nu snel opschalen in onze telefonische bezetting. Bijvoorbeeld door Sales bij te schakelen om inkomende gespreken af te vangen. Waardoor de klant niet onnodig lang in een wachtrij hangt. Door deze flexibiliteit is onze klant tevredenheid omhooggegaan.

Tom onze manager op support heeft door de overstap nu duidelijk inzicht in hoeveelheden aangenomen/gemiste gesprekken en gesprekstijden. Waardoor hij zijn team nog beter kan sturen op effectief werken.

We kunnen het helemaal voor jou persoonlijk inrichten, zodat je als onderneming de juiste telefonie inzichten inzichtelijk krijgt. Geïnteresseerd in klanten met VoIP oplossing ervaringen?

Wil jij nou ook dat je bedrijf beter en duurzaam bereikbaar is in deze nieuwe manier van werken? Neem dan eens contact op met onze afdeling Sales!

Ralph Staats & Piet-Hein Burgers
12 maart 2021