‘Waar is dat ene document toch gebleven? En is het wel de laatste versie?’ Steeds meer mensen raken verdwaald in de digitale wereld. En dat levert volgens Randy zichtbare productiviteitsuitdagingen op: ‘Terwijl veel medewerkers al het gevoel hebben dat er niks meer bij kan, moet je tóch echt aan de bak om dit te doorbreken.’ Microsoft 365 Tooling kan, zeker wanneer je dit slim inzet, helpen bij dit soort vraagstukken, vertelt Randy. ‘Denk bijvoorbeeld aan slimme apps op maat die zorgen voor minder mailverkeer en een lichtere administratieve belasting en meer data, inzicht en handelingssnelheid. En startpagina’s met nieuws en relevante informatie, zodat medewerkers zich betrokken voelen en goed geïnformeerd zijn.’
DIGITALE VISIE
Een van de opdrachtgevers die deze aanpak omarmt, is Roel Jansen, directeur van RJ Networks & Security. Link-it verzorgt sinds 2014 de IT van het bedrijf, dat slimme high-end netwerken en beveiligingsinstallaties levert zoals inbraak, cameratoegangscontrole, datanetwerken of glasvezelinstallaties. ‘Roel is écht een koploper als het gaat om het hebben én acteren op een digitale visie. Hij heeft zijn eerste digitale stappen gezet in een Google-omgeving, maar liep daar tegen wat beperkingen aan. Zo zijn we in 2016 begonnen met het creëren van een slimme datastructurering in een SharePoint omgeving, zodat informatie eenvoudig en veilig beschikbaar kan worden gesteld voor alle medewerkers’, vertelt Randy. Roel vult aan: ‘In de traditionele installatiebranche is onze digitale aanpak redelijk uniek. Daar wordt veelal nog gewerkt met postvakjes en orderbonnen of een mappenstructuur op een lokale server. Maar ik wil dat mijn medewerkers veilig overal bij kunnen én op elk device.’ Deze keuze heeft ook in coronatijd haar vruchten afgeworpen. ‘Dankzij onze online-werkplekken kon iedereen gewoon doorwerken en met elkaar in verbinding blijven.’
KRITISCHE BLIK
Volgens Randy weet RJ Networks & Security zich met haar werkwijze in een competitieve markt te onderscheiden. ‘Mensen in het bedrijf van Roel worden al jaren gestimuleerd om zelfsturend, in teamverband, samen te werken met als doel, voortdurend leveren van vakmanschap én dit blijven verbeteren. Voor ons is RJ Networks & Security een gave én inspirerende klant, die matcht met onze cultuur en visie.’ Ook Link-it blijft met een kritische blik naar zichzelf kijken. Randy: ‘We zijn sinds 2001 uitgegroeid van IT-leverancier tot IT-partner. Dat betekent dat we zowel een technologische oplossing leveren als organisaties helpen bij het beter zichtbaar maken én verbeteren van hun werkproces.’
GEEN DUBBEL WERK
Een van de tools voor procesverbetering die wordt ingezet, is Link-it Smart-Teams. Dit is een centrale Microsoftomgeving van waaruit alle mensen slim kunnen samenwerken. ‘Microsoft Teams brengt enorm veel, echter mist een belangrijk onderdeel: uitgebreide beleids- en beheermogelijkheden en het gestructureerd uitrollen ervan. Zodoende hebben we Smart-Teams ontwikkeld’, legt Randy uit. Als vooruitstrevende organisatie koos ook RJ Networks & Security een half jaar geleden voor deze oplossing. ‘Voorwaarde was de koppeling met het ERP pakket van Syntess, zodat er geen dubbel werk verricht hoeft te worden én alle projectdata centraal blijft’, aldus Roel. Volgens Randy worden oplossingen pas écht slim wanneer je deze koppelt aan je ERP of CRM-applicatie en zo efficiënt informatie uitwisselt met een leidende bron van gegevens. ‘Zo raakt je gehele werkproces geïntegreerd en heb je nog meer grip, dus de mogelijkheid tot analyses en nog meer procesoptimalisering.’ Roel is ontzettend blij met het dashboard, waarmee hij de voortgang van projecten realtime kan volgen. ‘We draaien projecten van acht uur, maar ook van 4.000 uur. Bijvoorbeeld voor grote distributiecentra. Dan is het prettig, zowel intern als voor onze opdrachtgevers, om in één oogopslag de voortgang te kunnen bekijken.’
WEERSTAND EN VERZET
Bij Roel’s organisatie verliep de implementatie soepel; de medewerkers zijn in grote mate al gewend aan de digitalisering. Dat is lang niet overal het geval, ervaart Randy: ‘Verandering levert altijd weerstand en verzet op. Technisch gezien kan de implementatie relatief snel worden gerealiseerd. We kunnen het nog zo slim bedenken, als medewerkers niet weten hoe, waar en vooral waarom ze de oplossing gebruiken, dan is de verandering niet duurzaam. De vraag is dan ook: hoe krijg je mensen mee?’. Randy werkt daarom niet alleen samen met slimme techneuten en business consultants, maar ook met collega’s die gespecialiseerd zijn in menselijk gedrag. ‘Goed luisteren is de eerste stap. De weerstand heeft vaak niet eens te maken met wat er verbeterd wordt, maar heeft écht dieperliggende interne oorzaken. Medewerkers trainen we zowel op nieuwe werkwijzen als op gedragsverandering. Zo helpen we je het maximale te halen uit je Microsoft-oplossing én je mensen.’
Tekst: Linda Groothuijse
Fotografie: Kees Bennema
Origineel artikel