Over Romijnders
Begin 1900 begon Bertus Romijnders met weinig de basis in de dorpssmederij in Horssen. Midden in het hart van de Maas en de Waal legde hij met de enige ijzers die hij in het vuur had de basis voor wat het bedrijf nu is. Inmiddels kan het bedrijf putten uit een veel ruimer arsenaal aan ijzers. Met meer dan 90 medewerkers is het installatiebedrijf uitgegroeid tot een merkonafhankelijk, landelijk opererend, fullservice, installatiebedrijf. Van cv-ketels tot loodgieterswerk tot aan zonnepanelen voor zowel particulieren als bedrijven.
Uitdaging
Een tijd geleden klopte Romijnders aan met de vraag of we voor meer structuur konden zorgen op document gebied. Door de jaren heen was de klantdata namelijk nogal versplinterd, stond op allerlei plekken of was bijna onmogelijk te vinden. Er was geen overzicht meer en hierdoor koste iedere handeling niet alleen geld, maar ook vooral veel tijd. In dit traject hebben we mede om die reden eerst een documentmanagementsysteem aangeboden op basis van SharePoint Online. Eenmaal gestart aan de samenwerking kwamen we via de samengestelde werkgroep er samen achter dat een documentmanagementsysteem alleen, niet de oplossing was. Een transitieslag was nodig om het bedrijf de kick-start voor de toekomst te geven rondom de manier van samenwerken en informatieregistratie. Maar hoe?
DE OPLOSSING
We zijn als Link-it meer vanuit het proces gaan kijken en meer in data gaan denken in plaats van documenten. We zijn vervolgens met medewerkers, die soms al meer dan 30 jaar bij Romijnders werkte, in gesprek gegaan. Interviews, even meekijken naar de werkzaamheden en behoefte van enkele key-users in kaart brengen. Een intensief proces dat ons inzicht gaf in het huidige proces, maar ook waaraan het nieuwe proces aan moest gaan voldoen. Vanuit hier hadden we een beter vertrekpunt om de solution Smart-Teams op te gaan zetten. Een solution die Romijnders zou helpen om een nieuw raamwerk en een sterk fundament neer te zetten.
Romijnders maakt gebruik van de ERP applicatie en tevens leidend in gegevensverwerking Microsoft Business Central. Het is van belang dat er vanuit één waarheid van gegevens gehandeld en gewerkt wordt. Zo hebben we gekozen voor een brede SharePoint inzet i.c.m. Microsoft Teams vanuit onze Smart-Teams oplossing t.b.v. het uitvoerende projecten onderdeel van de organisatie. Met de inzet van een SharePoint intranet portaal zijn medewerkers verbonden en op de hoogte van de laatste organisatie berichten, kunnen zij eenvoudig een declaratie verwerken en eenvoudig (technische) handleidingen raadplegen. Allemaal op één plek. Medewerkers op kantoor en bij de klant kunnen 24/7 veilig met elkaar communiceren en informatie raadplegen van installaties. Allemaal vanuit de (mobiele) Microsoft Teams app met onze Smart-Teams toevoeging. Hierbij is alles gekoppeld aan Business Central. Monteurs zijn in staat om hun werkbonnen met volledige informatie supersnel te kunnen verwerken. Hiermee is ook de datavervuiling aangepakt die automatisch vanuit Business Central over wordt geschoten naar Smart-Teams binnen Microsoft 365.
WERKWIJZE
Om dit grote traject in de juiste banen te leiden was er vanuit beide kanten veel betrokkenheid nodig wat zeker niet altijd zonder slag of stoot verlopen is. Het heeft dingen naar boven gehaald die we zelf ook niet hadden verwacht. Maar bij structureel innoveren en transitie hoort nu eenmaal het inzien van de noodzaak en samen goed blijven communiceren. Na een succesvolle migratie van alle oude gegevens en livegang inclusief gebruikerstrainingen is het zaak om de werkwijze nu te borgen.
Controleren en borgen van werkafspraken zijn noodzakelijk om deze verandering succesvol te maken. Een compleet online Learn-it portaal ondersteund gebruikers middels een self-service kennis portaal rondom Smart-Teams en alle andere Microsoft 365 diensten.
Daarnaast zijn de opgeleide Champions essentieel om te blijven monitoren of alle collega’s de afgesproken werkwijzen hanteren. Extra uitleg sessies zijn daarbij niet uitgesloten, net als (online) spreekuurtjes vanuit een Link-it trainer.
Een mooi vervolg op dit afgeronde traject en het sterke raamwerk wat er gerealiseerd is, is ook dat er vanuit ons een inhouse Productivity consultant een halve dag op locatie zit die zich kan ontfermen over de overige en nieuwe IT vraagstukken zoals inzicht in gegevens middels krachtige Power BI rapportages of het automatiseren en soms zelfs nog digitaliseren van specifieke formulieren. Dit is inmiddels het geval en daarom zien we ook uit naar wat we nog meer voor Romijnders kunnen betekenen.
Zo zie je maar, it kost niet alleen geld, maar levert vooral veel op wat niet in cijfers uit is te drukken (maar wel in data?).
review romijnders
“We zijn vanuit Romijnders Service BV sinds begin 2016 een samenwerking aangegaan met Link-it om voor ons het netwerk te beheren en de 2de lijns ICT-incidenten op te pakken. Met name de kennis op het gebied van de Office-producten gaf destijds de doorslag. Hier heb ik nooit spijt van gehad, al blijft het soms lastig om voor beiden partijen de juiste prioriteit te kunnen bepalen. Ook al zijn wij de klant, we zien de relatie met Link-it meer als een samenwerking.
Zo zijn we ook het traject aangegaan rondom het managen van onze documenten. Onze voorkeur ging uit naar een leverancier die alles onder één dak had qua kennis en prioriteiten stellen. Link-it kwam met de oplossing binnen SharePoint en dit verhaal leek aan te sluiten op de wensen van Romijnders. De enige echte voorwaarde die we hadden was dat de foto’s, die vanuit de app werden gemaakt door de monteurs, automatisch zouden worden opgeslagen op de juiste plaats.
Het is alleen mogelijk om zo’n project te laten slagen als dit met alle medewerkers wordt gedragen en de adoptie hiervan is wezenlijk in dit proces. Dit begint al met de vorming van de juiste projectgroep. Maar ook moeten de verwachtingen naar elkaar toe worden geventileerd.
Zoals Link-it reeds heeft aangegeven; het was een taai project en proces. We zijn in de loop van maanden tegen diverse zaken aangelopen waar niet of maar beperkt over was nagedacht. Zowel door Link-it, maar ook door Romijnders. Het waren soms lange gesprekken en we hebben zelfs de handdoek in de ring willen gooien, maar toch zijn we in gesprek gebleven met Link-it.
Beiden partijen hebben ook aangegeven dat er fouten zijn gemaakt. Dat vind ik dan ook de kracht van een bedrijf; je fouten erkennen is vaak lastig, maar voor mij geeft dit ook aan dat er gewerkt wordt op een eerlijke manier. Dat kenmerkt voor mij ook de organisatie van Link-it. Het is zoals het is, maar ze gaan er wel voor zorgen dat het uiteindelijk gaat werken ook al kost dit dan extra tijd (en geld).
Op dit moment gebruiken we het systeem bijna vier maanden. We hebben al gemerkt dat niet alle gebruikers zich conformeren aan de gemaakte afspraken. Hierbij is het dus zaak voor ons om dit te managen en borgen. Het is nu eenmaal een feit dat veranderingen gepaard gaan met fouten, maar ook deze gaan we tackelen (ook met hulp van Link-it). Deze nazorg mag dus ook zeker niet onderschat worden.”
– Dick de Haas, Romijnders
RESULTATEN
- Een database die inzicht geeft in klanten & medewerkers en Romijnders helpt om waardevoller te zijn voor zijn klanten en medewerkers.
- Schone data die snel bij de hand is en die voor de medewerkers werkt in plaats van tegen.
- Een moderne en fijne structuur die ook klaar is voor de nieuwe generatie.
- Klantendossiers en projectdocumentatie op één plek.
- Een duidelijke werkstructuur voor projecten en digitaal samenwerken.
- Een centrale startpagina met snelle toegang naar de data.
- Sneller en beter offertes uitbrengen door real-time informatiemanagement.
- Data versplintering is verleden tijd, één waarheid aan gegevens.
- Hoger kennis niveau van het gebruik van de digitale middelen en mogelijkheden.
Heb jij een uitdagend vraagstuk na het lezen van deze uitdagende en innovatieve case? Neem vooral contact met ons op!