CASUS: HBO VAN GOOGLE NAAR MICROSOFT

Bij Hendriks Bouw en Ontwikkeling (HBO) kan je terecht voor bouwoplossingen van A-Z. Zij denken mee in plan, proces, uitvoering, onderhoud en renovatietrajecten. Luuk van der Wielen is projectleider IT bij Hendriks en werkt veel samen met Link-it. Uitgangspunt van de start van de samenwerking was de migratie van Google Docs naar Microsoft 365.

Vraagstuk: Betere integrale documentstromen en IT-omgeving innoveren.

Toen Hendriks in 2017 een nieuwe IT-manager aanstelde, was er een duidelijke missie: innoveren. Zij wilde betere integrale documentenstromen creëren en daar gemakkelijker digitaal in samenwerken. Google bleek daar minder geschikt voor te zijn. Luuk beschrijft dat men synchronisatieproblemen ervoer, er wel eens een bak met data kwijt was, het storingen gaf, data was moeilijk terug te vinden en er was veel gedoe met macro’s (een Excel of Word document opende met een compleet andere opmaak). Dit zorgde voor frustratie bij de gebruiker en externen. Het is stiekem een behoorlijk kostbare oplossing waarin add-ons/nieuwe licenties veel geld kostte en eigenlijk niet de gewenste kwaliteit en productiviteit leverde. Daarnaast ontstond er een wildgroei aan schaduw IT; doordat mensen hun proces niet goed kwijt konden in Google Docs, gingen ze zelf naar oplossingen zoeken. Hendriks was: “Op zoek naar een club die mee wil denken en voorop wil lopen.” aldus Luuk van der Wielen.

Oplossing minder complex en naar Microsoft 365!

Als eerste is er flink gesneden in het aantal servers en de complexiteit van de omgeving. Onze visie is dat je moet zorgen voor een niet complexe omgeving. Als de fundamenten op orde zijn, kun je je aandacht besteden aan waar IT éigenlijk over gaat; namelijk automatiseren en digitaliseren van werkprocessen.

Daarna migreren naar Microsoft. Sinds de start met Microsofttechniek is er heel veel verbeterd op het gebied van digitale samenwerking en communicatie. Zo wordt er makkelijk samengewerkt in documenten, zijn er Teams omgevingen voor projecten en is er een slim geïntegreerd intranet waarmee medewerkers centraal worden geïnformeerd (HEIN 2.0 klik hier voor de casus).  “Applicaties zoals Microsoft Teams, OneNote, SharePoint bleken uit de mate geschikt om in samen te werken en inzien, zonder dat je constant rechten moet uitdelen. De gebruiker is geprikkeld om zich meer te verdiepen in de IT-omgeving. Het is vooral prettig dat jullie SharePoint zelf kunnen tunen, zodat je kan koppelen tussen wat gewoon tof is en wat de gebruiker echt nodig heeft” Luuk van der Wielen.   

Resultaat
  • Integraal samenwerken is makkelijker geworden met Microsoft 365
  • Minder complexe IT-omgeving
  • De gebruikers tevredenheid is enorm toegenomen!
  • Minder storingen en minder bezig met trouble shooten, dus meer tijd voor efficiëntie.

“Sinds Link-it partner is geworden is onze IT geprofessionaliseerd, met meer vertrouwen en rust in het proces vanuit de gebruiker.” aldus Luuk van der Wielen.