Een apotheek is een bijzonder bedrijf. Enerzijds een zorgbedrijf, anderzijds een serieus logistiek bedrijf. Door de grote hoeveelheden en benodigd handelstempo, is efficiëntie key. De vestigingen van Apotheek Roosendaal hadden elk een eigen server voor bestanden, printers, mail en het domein. Alle vestigingen stonden met elkaar in verbinding, zodat overal dezelfde bestanden beschikbaar waren en er overal eenduidig ingelogd kon worden. Dit is zeven jaar geleden ingericht met per vestiging een E-Zorg verbinding en een zakelijke internetverbinding van Link-it. Deze setup was in die tijd een goede oplossing om overal fijn en snel te kunnen werken. Echter, de tijd heeft de oplossing ingehaald. Intensief voor wat beheer en kosten door de complexiteit van de oplossing. De grootste kostenpost van de oude setup was onderhoud en beheer van alle servers en verbindingen mét daarbij productiviteitsverlies door kleine aanpassingen, verstoringen en gedoe met updates en bij andere wijzigingen. Ook was er geen mogelijkheid om nieuwe techniek en efficiëntie toe te passen, zoals Mail Online, SharePoint Online en andere slimme Microsoft-diensten. Daarnaast is moderne en organische security van cruciaal belang in verband met de aan patiënten te relateren gegevens.
Oplossing
Door de infrastructuur om te zetten naar één snelle E-Zorg verbinding per vestiging hebben we de complexiteit van het netwerk sterk gereduceerd. Routers, Firewalls en Proxyservers zijn uit gefaseerd. Dit leverde een enorme besparing van de kosten op. Verder is alle overige functionaliteit van de servers verplaatst naar het Microsoft 365 platform. Exchange Online en SharePoint Online zijn in gebruik genomen (in de vorm van de Link-it Smart-Portal). Hiermee hebben we alle servers op de vestigingen uitgeschakeld en opgeruimd.
“Door het toepassen van de Link-it Smart Portal wordt het gebruik van SharePoint Online erg duidelijk en zijn allerlei losse briefjes en papiertjes ook verleden tijd.” – Stefan Emmen van Apotheek Roosendaal.
Afschrijving, kosten voor beheer en verstoringen zijn hierdoor enorm afgenomen. De dubbele internetverbinding wordt overbodig, omdat de servers niet meer met elkaar hoeven te synchroniseren en al het verkeer via de veilige E-Zorg verbinding kan.
Het proces rondom documenten hebben we omgezet naar een modern Document Management Systeem (DMS). Hiermee zijn de apothekers klaar om stapsgewijs slimheid en procesverbetering toe te voegen aan de kantoor- en documentprocessen in de apotheek.
Doordat nu de werkomgeving online is, kunnen medewerkers eenvoudig vanaf ieder apparaat bij de benodigde informatie. Daarnaast is Stefan Emmen aan de slag met Power BI om zo meer en betere inzichten te genereren met de extracties uit Pharmacom!
Kostenbesparing door slimme Microsoft Licentiestructuur.
Voor de medewerkers in de apotheek hebben we kritisch gekeken naar de meest slimme licentievorm. Door de strakke inrichting van het werkproces voldoet de voordeligere Microsoft Business Basic licentie. Hiermee hebben ze toegang tot de Smart-Document-Portal,E-mail en Online Office diensten, zoals Word en Excel. Door het toevoegen van modern security zoals Intune, Multi-Factor Authenticatie, Advanced Threat Protectionen de functionaliteit Conditional Acces kunnen we de werkomgeving goed beveiligen en blijven beveiligen volgens de gestelde NEN-7510 norm. (Link-it is zowel ISO27001 en NEN7510 gecertificeerd)
Resultaten
Apotheek Roosendaal is zonder grote investering volledig Microsoft Online gaan werken. Dit heeft hen het volgende opgeleverd:
• Kostenreductie door alle complexiteit uit te faseren.
• Efficiëntie door eenduidige verbeterde werkmethodiek.
• Security in de vorm van alle maatregelen die op dit moment als standaard gelden.
• Flexibel werken door overal toegang.
• Modern Workplace en klaar voor het verder verbeteren van processen en inzicht met het Power Platform en Power BI.
Doordat Link-it échte aandacht heeft gegeven aan de adoptie van het nieuwe werken en heeft gezorgd voor goede digital skills van de interne “champions” gebruiken alle medewerkers met plezier het nieuwe systeem, aldus Stefan Emmen.