BLOG: Je Huis op Orde

09-08-2022

Onlangs keek ik naar een voor mij nieuw programma, Je Huis op Orde. Vermakelijke TV waarin direct de conclusie wordt getrokken dat we allemaal te veel bewaren en te weinig weg doen. Ik kon haast niet anders dan het parallel zien met wat ik bij nagenoeg alle organisaties aantref, maar dan met data en dan specifiek bestanden.

Een maandelijkse groei van 250GB aan (online) documenten bij een organisatie tussen de 80 en 100 man is niet gek. En heb je een grafische afdeling of teken afdeling? Dan vliegen de terabytes ons al vaak om de oren! Maar hoe krijgen we weer ruimte terug? Krijgen we überhaupt wel ruimte terug? Vroeger haalde je een tijdje na afronding van een project toch ook gewoon de projectmap uit je bureaulade of archiefkast en ging deze of grotendeels de shredder door, of een archief doos de kelder in? Maar waar belanden alle “oude” documenten eigenlijk?

Inmiddels zijn we ook in het zuiden van het land in de bouwvak periode belandt en ruimen we onze spreekwoordelijke bureaus en archiefkasten eens op. Postvak In staat weer op een laag nummertje ongelezen items, die hele oude mailtjes zijn eindelijk verwerkt (oftewel; was niet meer nodig 😉).

Projecten lopen nog een tijdje door of moeten eigenlijk nog gemakkelijk in te zien zijn. Maar heb je eigenlijk al eens nagedacht over de hoeveelheid bestanden welke je verwerkt en opslaat? Hoewel vele het idee hebben dat de server eenvoudig uit te breiden is en de cloud een soort van oneindige opslag biedt is dit voor ons als IT-partner, maar ook zeker voor jouw als organisatie of beleidsbepaler een steeds kritischer onderwerp aan het worden.

Maar hoe staat het met jouw document verwerkingsbeleid? Wat is de bewaartermijn en voor welke documenten of liever data geldt deze? En hoe behouden we deze bestanden dan voor deze langere termijnen? Want willen we wel echt alles bewaren? Wat is nou echt primaire data en wat is secundaire data?

Eigenlijk kunnen we stellen dat alle bestanden buiten de databases, bv. in je ERP systeem, ongestructureerde data is en daarmee direct secundaire data. Het is data die enerzijds niet direct beschikbaar hoeft te zijn, en waarop anderzijds niet de hoogste SLA-eisen van toepassing zijn. Uitzonderingen daargelaten.

Toch zit 80% van de toename van opslag in deze secundaire data!

Ook al willen we graag geloven dat al die mappenstructuren ook echt gestructureerde data betreft, zien we primaire data toch echt in de vorm van data in een rij-kolom vorm in een database en niet in mapjes terug.

Information Governance, life-cycle management en Record Management zijn trendy termen waar veel organisaties of nog niet mee bezig zijn, of mee stoeien om van de grond te krijgen.

Want hoewel organisaties steeds vaker (nagenoeg) volledig online kunnen werken vanuit SharePoint Online, Teams of andere Cloud platformen zijn ook daar opslag restricties aan de orde. Uitbreiding is vaak niet mals in kosten! Een goed beleid met passende inrichting rondom werkwijze is essentieel om te voldoen aan je bewaarplicht en helpt je na te denken over kostenbeheer, of beter nog databeheer.

Beschikbaarheid, vindbaarheid en indexering zijn de belangrijkste onderwerpen om de waarde van secundaire data goed te benutten. Uiteraard moet de data veilig opgeslagen zijn, tegen zo laag mogelijke kosten. Dit alles zonder in te leveren op de prestatie van de systemen of de kwaliteit van de organisatie. En dan moet het ook nog geback-upt worden natuurlijk.

Zo zijn er tal van mogelijkheden rondom inzet van goedkopere opslag of misschien nog beter, van de vele documenten afscheid nemen en meer data gaan genereren met slimme formulieren of (low-code) apps. Toch is dit onderwerp niet iets wat je “even achteraf” bedenkt, het is iets wat onderdeel moet zijn van je visie en Cloud transitie in zijn geheel (vooral als die nog op de planning staat!). Een nieuwe werkwijze en/of structuur kan het beleid ondersteunen richting archivering en bewaarplicht.

Geen sexy onderwerp maar wel iets wat gewoon moet gebeuren!

Laat ons jouw SBS 6 zijn, dan kom ik je net als Viktor Brand helpen met je data zodat jij lekker druk kan blijven met de rest van je “spullen”!

Randy Nieraeth | Manager Productivity & Consultancy